Come funziona davvero una spedizione internazionale

Scegliere la modalità

Mare, aereo o gomma non è una preferenza. È un calcolo fra valore, urgenza e volume.

Il mare è la scelta naturale per tutto ciò che non è urgente e non ha un valore altissimo rispetto al proprio ingombro. È il più economico a parità di volume ed è il più lento, e sulle rotte lunghe la differenza fra un routing buono e uno mediocre si misura in settimane, non in giorni.

L'aereo si ripaga in due casi: merce davvero urgente, e merce di valore tale da rendere il nolo una percentuale trascurabile della fattura. Vale anche solo chiederne il prezzo quando una spedizione via mare rischia di scontrarsi con un ritardo, un requisito stagionale o una scadenza di produzione: il confronto che si dimentica non è aereo contro mare, ma aereo contro mare più il costo di arrivare tardi.

La gomma copre l'Europa e gestisce primo e ultimo miglio ovunque. È spesso il pezzo di viaggio pianificato per ultimo, e quello che genera più attriti evitabili.

FCL o LCL

Il container completo non è automaticamente l'opzione più cara. Sotto i 18 CBM circa il groupage è di solito la risposta sensata, sopra vince generalmente il container completo — ma quella soglia è il punto di partenza di un ragionamento, non una regola. Capitano abbastanza spedizioni sotto soglia che hanno comunque senso in FCL da sconsigliare di decidere solo sul volume.

Più della soglia conta cosa fa il groupage ai tuoi tempi. Una spedizione LCL va deconsolidata a destino prima di poter essere svincolata, e porta a porta questo aggiunge tipicamente circa una settimana rispetto a un container completo con la stessa merce. Se la data di consegna è stretta, quella settimana è spesso la differenza — ed è invisibile se confronti solo i tempi port-to-port riportati nell'offerta.

Tempi di transito, detti onestamente

I tempi dichiarati descrivono la tratta marittima in condizioni buone. Il numero su cui pianificare è quello porta a porta, ed è composto da tre pezzi.

Componente	Cosa aspettarsi
Servizio diretto	L'opzione più rapida, dove esiste sulla tua rotta. Sulle tratte lunghe diretto e indiretto possono differire di diverse settimane.
Transhipment	Ogni servizio che prevede un cambio nave aggiunge tempo, e aggiunge un punto in cui la spedizione può fermarsi anziché solo rallentare.
Operazioni locali	Somma qualche giorno al dato port-to-port per ritiro, consegna e svincolo — prima della dogana.

Su una rotta lunga, un servizio diretto e un transhipment mal costruito possono distare quasi un mese sulla stessa tratta. Per questo l'offerta più economica non corrisponde sempre alla spedizione più economica.

Poi c'è la dogana, che è la parte davvero imprevedibile. I requisiti di sdoganamento variano per destinazione e merceologia, e se la merce viene selezionata per un'ispezione i tempi non li decidi più tu. Non è un motivo per allarmarsi: è un motivo per tenere un margine nella promessa che fai al tuo cliente.

Come regola pratica, aggiungo cinque o sette giorni a quello che mi dà lo spedizioniere prima di impegnarmi su una data con il cliente finale. Non è pessimismo: è la differenza fra una spedizione che arriva in silenzio e una che genera una settimana di telefonate, e a monte non costa niente inserirla.

Di cosa è fatto davvero il prezzo

L'equivoco più diffuso è considerare il nolo marittimo o aereo come il costo della spedizione. È una voce fra le tante, e spesso non è quella che genera la sorpresa.

I costi che spiazzano sono quasi sempre a destino: tasse portuali, operazioni di carico e scarico, l'operazione doganale in sé, e l'eventuale ispezione che ne segue. Non sono costi nascosti: semplicemente non stanno nell'offerta di nolo, e un esportatore che non ha mai importato in quel paese non ha motivo di aspettarseli.

Quanto al nolo in sé: si muove con lo stato del mondo. Capacità, carburante, congestione e situazione geopolitica ne definiscono il livello, e nessun operatore logistico controlla nulla di tutto questo. Ciò che si controlla è tutto quello che sta intorno: il routing, la tempistica, il tipo di container, il fatto che i documenti siano pronti. Nella pratica è da lì che arrivano i risparmi veri.

Incoterms

È qui che vedo più confusione, e non riguarda solo esportatori e importatori: anche parecchi spedizionieri trattano gli Incoterms con superficialità. Il risultato è che la resa finisce in fattura come un'etichetta, invece di essere quello che è davvero: una ripartizione di costi e obblighi fra venditore e compratore.

L'esempio più chiaro è la differenza fra EXW e FCA.

Con EXW la merce viene messa a disposizione presso di te e tutto quello che viene dopo è un problema del compratore. Con FCA ti impegni a consegnare la merce in un luogo convenuto — un magazzino o un terminal preciso. È un obbligo reale, e comporta una tratta di trasporto locale che stai pagando tu.

Da cui il punto che quasi sempre sfugge: un prezzo FCA deve essere più alto di un prezzo EXW a parità di merce, perché include qualcosa che l'EXW non include. Vendere FCA al prezzo EXW significa assorbire un costo di trasporto che non hai messo a preventivo.

Due abitudini evitano quasi tutto. Indica il luogo con precisione: FCA da solo non significa nulla, FCA seguito da un indirizzo preciso significa qualcosa. E verifica che il prezzo in fattura corrisponda alla resa concordata: se durante una trattativa cambi la resa, il prezzo deve muoversi con lei.

I documenti

Tre documenti accompagnano quasi ogni spedizione internazionale:

• Fattura commerciale
• Packing list
• Packing declaration, dove la destinazione la richiede

A seconda della merceologia e della destinazione ne servono altri: certificati di origine, certificati di trattamento, documentazione specifica di prodotto. Gli imballaggi in legno devono di norma essere conformi allo standard ISPM 15; con la plastica il problema non si pone.

La parte da interiorizzare è questa: il problema raramente sono i documenti. È la velocità. I fornitori sono lenti a produrli, le carte arrivano quando la merce è già partita, e una lacuna che in fabbrica si sarebbe risolta in cinque minuti diventa un fermo alla frontiera. Rincorrere i documenti mentre la produzione è ancora in corso è un lavoro ripetitivo e poco affascinante, ed è quello che previene più problemi di qualsiasi altra attività in questo mestiere.

Dogana e ispezioni

Un'ispezione sembra drammatica e di solito non lo è. L'autorità comunica il tipo di intervento richiesto, si indica un luogo dove può essere eseguito, l'intervento viene fatto e, se è tutto in ordine, la merce viene svincolata subito dopo.

Il costo varia enormemente in base al tipo di intervento, ed è esattamente per questo che non si può quotare in anticipo. Il costo in termini di tempo è più prevedibile di quello economico, ed entrambi si assorbono molto meglio se nessuno ha promesso al cliente finale una data di consegna esatta.

Requisiti della destinazione

Ogni destinazione ha le sue regole, e alcune ne hanno di stagionali — periodi dell'anno in cui certe merci vanno trattate prima dell'imbarco, per esempio. Sono requisiti pubblicati, stabili e del tutto gestibili. Diventano costosi solo quando li si scopre dopo che la merce è partita.

Le tre cose che gli esportatori scoprono troppo tardi

1. Un documento mancante. Qualcosa che serviva a destino non è mai stato chiesto al fornitore.
2. Un documento incompleto. Esiste, ma manca un riferimento, una dichiarazione o il collegamento alla spedizione, e alla frontiera non vale nulla.
3. Un requisito di import o export che nessuno ha verificato. Un trattamento, un certificato, una registrazione dal lato del compratore.

Tutte e tre hanno la stessa forma: costano poco da sistemare prima che la merce si muova e molto dopo. Nessuna di queste richiede competenze particolari per essere evitata. Richiede che qualcuno verifichi, presto, ogni volta.

Spedire all'estero è complicato?

Meno di quanto dica la sua fama. Sulla maggior parte delle rotte i requisiti non sono tanti: sono inflessibili sulla sequenza. Quasi tutto ciò che va storto va storto perché una decisione è stata presa nell'ordine sbagliato: prenotare prima di classificare la merce, caricare prima di trattarla, produrre i documenti dopo la partenza invece che prima.

Capito una volta il processo, smette di essere complicato. È tutto qui il mestiere.

Questa pagina descrive il funzionamento generale delle spedizioni. I requisiti variano per destinazione, merceologia e stagione, e le norme ufficiali prevalgono sempre. Verifica i dettagli della tua specifica spedizione prima di spedire.